Concevez la réunion parfaite en 1h avec votre équipe et l’IA

Intro 1’36 : Présentation de Louis Vareille et de son parcours.
4’57 : Quelles sont ses missions et quand faire appel à lui ?
8’30 : Le top 5 des erreurs les plus classiques en réunion.
12’49 : Son avis sur les réunions à l’heure du travail en mode hybride.
20’59 : Y a-t-il des réunions à faire exclusivement en présentiel et d’autres à distance ?
26’15 : Quid de la réunion lorsque l’on travaille en asynchrone ?
31’42 : Pourquoi privilégie-t-il les vocaux à l’écrit pour préparer ses réunions ?
35’19 : Et si on supprimait les réunions ?
38’35 : Comment mettre en place le modèle asynchrone dans des entreprises plus établies ?
42’47 : Sa routine d’apprentissage.

B/ Créer une réunion avec ChatGPT et les liberating structures en 1h

Vous avez aussi le choix de faire tout autrement avec ChatGPT et les liberating structures afin de crée votre réunion idéale avec votre équipe, en co-construction.

C’est moderne, c’est fun et ça change! Car oui, nous sommes en 2023 et on a envie de fraîcheur dans les processus!

Je ne remercierai jamais assez Laurent Sarrazin de m’avoir (dé)formé : je lui ai « emprunté » deux de ses dessins. Il a malheureusement pris la décision de ne plus former… argh, quel dommage! Du coup, vous devriez absolument prendre le temps de découvrir sa chaîne Youtube!

1- Utiliser un Q-storming : 15mn

Intention : se poser toutes les bonnes questions avant de sauter dans les solutions

Processus : en groupe, posez-vous les questions suivantes :

Pour être au top dans nos réunions :

• comment pourrais-je / devrais-je …. ?
• comment pourrions-nous … ?
• comment devrions-nous … ?

1. Préparez vos questions en silence, individuellement : 5 min
2. Partagez, 1 à la fois. Passez-vous la main. Quand vous prenez la parole, démarrez par « Oui et .. »

• groupez vos questions sur l’arbre (1 branche = 1 thème)
• mettez les questions les plus importantes vers le centre,
• les moins importantes sur les feuilles extérieures : 10 min

Résultat : un magnifique arbre avec toutes les questions à se poser selon VOTRE équipe dans votre contexte actuel pour que vos réunions soient au top.

Exemple : comment pourrions-nous mieux prendre des décisions ensemble et les suivre dans le temps?

2- Demander à ChatGPT de créer la réunion parfaite : 2mn

Intention : réviser les éléments constitutifs d’une réunion « parfaite » pour créer une remise en mémoire et des échanges parmi les membres de votre collectif.

Processus :

• créez deux sous-groupes (ou plus selon la taille de votre collectif) et demander à chaque sous-groupe de trouver les éléments constitutif d’une réunion parfaite. Laissez-les jouer avec ChatGPT
• débriefez rapidement à l’oral et comprendre que non, la réunion parfaite n’existe pas… mais y’a quand même des grandes règles à ne pas perdre de vue!

Résultats : une check liste exhaustive de toutes les étapes des réunions et une matière pour échanger de vive voix avec votre collectif

Voici une suggestion de prompt (mais sentez-vous libre de le modifier selon votre créativité) :

« Tu vas agir comme un manager d’une grande entreprise qui doit organiser une réunion toutes les semaines avec son équipe de 8 personnes. Tu vas écrire tout ce qu’il doit faire avant, pendant et après la réunion pour qu’elle soit parfaite. Donne aussi des exemples pour chaque étape »

Réponse de Chat GPT :

« Bien sûr, voici un plan pour organiser une réunion hebdomadaire avec une équipe de 8 personnes, en incluant les étapes avant, pendant et après la réunion, avec des exemples :

Avant la réunion :

**Planification** :
– Fixer une heure et une date régulières pour la réunion hebdomadaire, idéalement à un moment qui convient à tous les membres de l’équipe.
– Exemple : Chaque lundi à 10h.

**Ordre du jour** :
– Établir un ordre du jour précis, en identifiant les sujets à discuter.
Exemple :
Revue des objectifs de la semaine précédente.
Progrès sur les projets en cours.
Nouveaux projets à discuter.
Questions et préoccupations.

**Invitations et rappels** :
– Envoyer des invitations de réunion avec l’ordre du jour aux participants.
– Envoyer un rappel la veille de la réunion pour confirmer la présence de chacun.
Exemple : Utiliser un outil de calendrier comme Microsoft Outlook ou Google Calendar.

Pendant la réunion :

**Introduction** :
– Accueillir les participants et rappeler brièvement l’objectif de la réunion.
Exemple : « Bonjour à tous. Notre objectif aujourd’hui est de passer en revue nos progrès et de résoudre les problèmes éventuels. »

**Suivi de l’ordre du jour** :
– Aborder chaque point de l’ordre du jour de manière structurée.
– Encourager la participation de tous les membres de l’équipe.
Exemple : « Commençons par discuter des objectifs de la semaine dernière. Qui peut partager ses réalisations et ses défis ? »

**Prise de décisions** :
– Prendre des décisions claires sur les questions en suspens et les nouveaux projets.
– Noter les actions à entreprendre et les responsables.
Exemple : « Nous avons décidé de lancer le nouveau projet. Jean-Michel, tu seras en charge de la coordination. Merci de nous tenir informés de votre avancement. »

Après la réunion :

**Récapitulatif** :
– Envoyer un récapitulatif de la réunion par e-mail aux participants, en mettant en avant les décisions prises et les actions à entreprendre.
Exemple : « Voici un récapitulatif de notre réunion d’aujourd’hui, avec les actions à suivre. »

**Suivi des actions** :
– Surveiller la progression des actions convenues lors de la réunion précédente.
Exemple : « N’oubliez pas que Jean-Michel est responsable du nouveau projet. Assurez-vous de le soutenir dans ses efforts. »

**Évaluation** :
– Évaluer la réunion pour déterminer ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré.
Exemple : « Avez-vous des suggestions pour rendre nos réunions plus efficaces ? »

**Préparation de la prochaine réunion** :
– Commencer à planifier l’ordre du jour de la réunion suivante.
Exemple : « Pour notre prochaine réunion, nous devons discuter de l’avancement du projet et des résultats attendus. »

En suivant ce plan, vous devriez être en mesure d’organiser des réunions productives et bien gérées avec votre équipe chaque semaine. Assurez-vous de maintenir une communication ouverte et d’ajuster votre processus au fil du temps pour répondre aux besoins de votre équipe. »

3. Triez et innover avec un TRIZ : 20mn

Intention : cesser les activités et comportements contre-productifs pour créer de la place à l’innovation

Qu’est-ce qui est rendu possible ? Vous pouvez libérer de l’espace pour l’innovation en aidant un groupe à abandonner ce qu’il sait (mais admet rarement) limiter son succès et en invitant à la destruction créatrice.

TRIZ permet d’encourager la pensée « non conformiste ». La question « Que devons-nous arrêter de faire pour progresser vers notre objectif le plus profond ? » induit des conversations amusantes mais surtout courageuses.

Comme les rires peuvent éclater, des questions qui autrement seraient taboues ont la chance d’être évoquées et affrontées. La destruction créatrice s’accompagne d’opportunités de renouveau alors que l’action et l’innovation se précipitent pour combler le vide. Waouh !

Modus Operandi : reprenez le Q Storming produit en étape 1 : « Pour être au top dans nos réunions » et regardez-le très rapidement

En solo 5mn : faites une liste de tout ce que vous pouvez faire pour vous assurer d’obtenir le pire résultat imaginable dans vos réunions

En sous-groupe 10mn : parcourez vos listes respectives et demandez-vous : « Y a-t-il quelque chose que nous faisons actuellement qui ressemble d’une manière ou d’une autre à cet élément ? » Soyez brutalement honnête et dressez une deuxième liste de toutes vos activités/programmes/procédures contre-productives.

A nouveau en solo 5mn: réfléchissez et identifiez ce que vous pourriez faire à la place individuellement, prenez des engagements avec vous-même pour que vos réunions soient au top.

Résultat : cette dernière étape permet à chacun de réfléchir, de trouver des idées de solutions en silence mais à ce stade vous ne chercher pas encore de convergence dans le groupe.

4. Auto-éval appreciative : 20mn

Intention : permettre à chacun de se positionner par des actions concrètes

Modus operandi :

En binôme : 5mn

• Reprenez la liste proposée par ChatGPT ainsi que vos engagements personnels du TRIZ et choisissez les dimensions prioritaires que vous souhaitez améliorer dans votre collectif (max 3 car plus, c’est trop) pour que vos réunions soient au top
• Exemple : nos prises de décision ne sont pas toujours claires, tous les membres de l’équipe ne participent pas et les décisions ne sont pas suivies dans le temps

Dessiner le schéma ci-dessus : 5mn

• Donnez une note de 1 à 10 sur chacune des 3 dimensions choisies : comment situez-vous actuellement votre collectif ? (1 nous ne sommes franchement pas au top, 10 nous sommes champions du monde)
• Si vous deviez gagner 1 point, quel sera le premier petit pas pour y arriver ? (piochez si besoin dans vos engagements du TRIZ mais pas forcément, vous pouvez aussi retrouver d’autres solutions ensemble.

L’idée est de proposer des actions concrètes et réalistes. Évitez surtout les solutions « Jean-Claude Van Damme » qui nécessite de faire le grand écart! Personne n’y arrivera!

Ensemble 10mn : chaque binôme restitue ses propositions de petits pas sur les 3 dimensions avec des actions concrètes et réalistes.

Résultats à ce stade :

• soit vous laissez votre manager décider quels devraient être les premières actions à engager (après tout, c’est à lui de prendre ses responsabilités de manager)
• soit vous organisez un vote avec gommettes pour faire émerger les premières actions à mettre en place tous ensemble.

Yapuka se donner une date pour commencer à tester et voilà !

J’ai testé cette méthodologie sur une autre sujet : « comment être au top dans cette formation » et les résultats du collectif ont été épatants! Vous pouvez donc utilisez ce processus sur n’importe quel sujet!

C/ Les recommandations de réunions productives selon Elon Musk

Dernier bonus pour cet article sur les réunions, j’ai eu envie de partager un article sur les réunions productives selon Elon Musk pour inspiration.

Dans un mail de 2018, Elon Musk avait adressé quelques recommandations à ses employés pour gagner en productivité, et en particulier pour les réunions. Voici la partie qui nous intéresse (traduite en français) :

« – Les réunions excessives sont le fléau des grandes entreprises et s’aggravent presque toujours avec le temps. Veuillez éviter toutes les grandes réunions, à moins que vous ne soyez certain qu’elles apportent de la valeur à l’ensemble de l’audience, auquel cas faites les très courtes.

– Débarrassez-vous également des réunions fréquentes, sauf si vous avez affaire à un sujet extrêmement urgent. La fréquence des réunions devrait chuter rapidement une fois la question urgente résolue.

– Sortez d’une réunion ou abandonnez un appel dès qu’il est évident que vous n’ajoutez pas de valeur. Ce n’est pas impoli de partir, il est impoli de faire rester quelqu’un et de lui faire perdre son temps.

– N’utilisez pas d’acronymes ou de mots dépourvus de sens pour désigner des objets, des logiciels ou des processus chez Tesla. En général, tout ce qui nécessite une explication inhibe la communication. Nous ne voulons pas que les gens aient à mémoriser un glossaire juste pour fonctionner chez Tesla.

– La communication doit passer par le chemin le plus court possible pour faire le travail, et non par la « chaîne de commandement ». Tout manager qui tente d’appliquer la chaîne de communication de commandement se retrouvera bientôt à travailler ailleurs.

– Une source majeure de problèmes est la mauvaise communication entre les départements. La façon de résoudre ce problème est de permettre la libre circulation de l’information entre tous les niveaux. Si, pour faire quelque chose entre les départements, un contributeur individuel doit parler à son manager, qui parle à un directeur, qui parle à un VP, qui parle à un autre VP, qui parle à un directeur, qui parle à un manager , qui parle à quelqu’un qui fait le travail réel, alors des choses super stupides se produiront. Cela doit être possible pour les gens de parler directement et de faire en sorte que la bonne chose se produise.

– En général, choisissez toujours le bon sens comme guide. Si suivre une «règle d’entreprise» est évidemment ridicule dans une situation particulière, de sorte que cela ferait un excellent dessin animé de Dilbert, alors la règle devrait changer.

Si vous pensez que quelque chose devrait être fait pour améliorer l’exécution de Tesla ou vous permettre d’avoir hâte de venir travailler davantage (même chose à long terme), veuillez envoyer une note à [redacted]@tesla.com. »

Laissez-moi un commentaire de vos résultats obtenus!

Et si avec tout ça vous continuez de vous ennuyer en réunion, allez sur la plage faire des cocktails ou élevez des poulets!