Comment rester concentré et tuer les e-mails?

Le maître mot pour moi cette année?

FOCUS !!

Ou autrement dit, rester concentrée!

Pourquoi se concentrer?

Refaire du télétravail a considérablement surchargé mon agenda, et tu sais bien de quoi je parle lecteur!

Toi aussi tu n’as plus ces moments de sérendipité autour de la machine à café ou à la pause dej!

Tu es donc obligé de blinder ton agenda de rdv pour réussir à parler à tes collègues et faire avancer tes dossiers.

Tu as donc repris un rythme de dingue avec des réunions toutes les heures, un déjeuner en 15mn, des calls en visio, 150 mails quotidiens, des journées de 12 heures devant ton écran. Et si en plus tu as des enfants, ajoute les mails de l’école, les auto-tests, les devoirs et tutti quanti!

Toi aussi tu penses que quelque chose a changé, et ce n’est pas uniquement dû au Covid?

C’est comme si tu avais perdu de vue ce qui est important pour toi… tes objectifs profonds, ce qui te fait du bien… c’est comme si tu étais en action tout le temps sans vraiment voir les choses évoluer…

Comme si le temps était redondant… plus difficile à rattraper… c’est bientôt la chandeleur, tu n’as même pas vraiment vu passer la galette!

C’est pourquoi rester FOCUS va être le maître mot de cette année!

Oui mais comment faire?

L’expert en leadership Michael Hyatt nous explique dans son livre « enfin libéré du surmenage » comment ne pas en faire plus, mais en faire moins en toute conscience.

Des mails et des to do listes à n’en plus finir, pas assez d’heures dans la journée – nous vivons tous cette réalité.

Michael Hyatt soutient que la solution n’est pas d’en faire plus, mais d’en faire moins, en toute conscience.

Hyatt introduit un cadre contre-intuitif pour rétablir l’équilibre travail-vie personnelle et propose des outils pour augmenter notre productivité en nous concentrant davantage sur ce qui compte le plus.

Distraction

La culture du travail aujourd’hui pousse à être toujours plus actif et mentalement plus disponible. Cette culture est finalement source de distraction.

Nous souhaitons tous accomplir notre charge de travail plus rapidement afin de réaliser toutes nos tâches.

Mais cela devient presque impossible pour le travail intellectuel, qui traite de défis et de problèmes en constante évolution où il faut prendre le temps.

Michel Hyatt soutient qu’une bonne productivité devrait nous apporter la liberté de nous concentrer sur la tâche à accomplir sans distraction, de laisser le travail derrière nous, de changer nos plans spontanément et d’aider notre cerveau à se recharger.

Il nous invite à réfléchir à nos priorités, à ce que nous aimerions accomplir dans la vie et au travail, et au nombre d’heures que nous souhaitons dédier à notre vie professionnelle et personnelle.

Compétence et passion

Hyatt sépare les tâches en zones de productivité : « Corvée », « Désintérêt », « Distraction » ou « Désir ».

• Les tâches de la zone de corvée sont celles pour lesquelles vous n’avez ni passion ni grande capacité.
• La zone de désintérêt est réservée aux tâches que vous faites bien mais que vous n’appréciez pas.
• Dans la zone de distraction, vous effectuez des tâches que vous aimez, mais sur lesquelles vous manquez de maîtrise. Les tâches de la zone de distraction vous font simplement perdre votre temps.

Il recommande de concentrer notre temps sur les tâches de la zone de désir, où nous avons à la fois de la motivation et des compétences.

Ce système vous aidera à créer votre «boussole de liberté», qui indique la direction dans laquelle vous devez vous déplacer, c’est-à-dire vers l’augmentation du temps dans la zone de désir et l’élimination, la délégation et l’automatisation des tâches dans d’autres zones.

Parce que l’alimentation et l’exercice affectent notre corps et notre cerveau, l’auteur préconise des aliments naturels, une hydratation fréquente et des entraînements réguliers.

Prenez le temps de réfléchir et débranchez-vous du travail pour rester concentré.

Temps

Hyatt insiste sur le fait que nous devons réaliser que notre temps est limité et fixe.

Soyez clair sur vos priorités – les tâches dans votre zone de désir – et développez une stratégie pour dire non.

Hyatt précise que nous devons automatiser les tâches dans nos zones de désintérêt ou de corvée, car l’automatisation nous permet d’effectuer des tâches routinières avec un minimum de réflexion et d’investissement en temps.

En pratique : Claire (ce n’est pas son vrai prénom pour des questions de confidentialité) que j’accompagne actuellement, a d’abord fait un test gratuit de gestion du temps pour trouver ses voleurs de temps et ce qui la motive.

Elle a ensuite décidé de bien redéfinir ses 3 priorités de l’année :

• obtenir son diplôme (elle fait une formation)
• faire son sport chaque semaine
• retrouver du temps pour se faire plaisir avec ses amis

Elle a épinglé très visiblement ses trois objectifs sur son frigo pour les avoir toujours en tête et prioriser ce qu’elle fait.

Délégation

Hyatt décompose la délégation en confiant des tâches à quelqu’un qui a plus de passion et de compétences que nous:

• identifiez ce qu’il faut déléguer,
• trouvez la meilleure personne,
• parlez-lui du flux de travail,
• fournissez-lui les outils et l’accès requis,
• indiquez clairement le degré de responsabilité que vous accordez,
• laissez le champs libre,
• vérifiez les progrès et donnez des feedbacks.

En pratique : Claire a trié toutes les tâches qui ne la passionnent pas.

Parmi celles qui lui coûtent beaucoup d’énergie, elle a détecté :

• des tâches ménagères! (en même temps, qui est passionné par cela?!!). Elle va mettre en place une meilleure répartition avec son compagnon.
• des actions de communication sur un projet. Elle va demander à mieux répartir ces actions avec son groupe de travail.

80/20

Pour planifier votre semaine, hiérarchisez vos tâches et décidez celles que vous souhaitez ou devez gérer vous-même.

Environ 20% actions conduisent à 80% des résultats.

Concentrez-vous sur les 20 % qui font progresser votre activité, au lieu de travailler sur une longue liste de tâches avec un impact minimal sur vos résultats.

En pratique : Claire a priorisé ce qui est incontournable dans son activité d’auto-entrepreneur :

• les tâches administratives : lui font perdre beaucoup de temps car elle déteste ça. Elle pense les regrouper à des moments précis pour les faire tout d’un coup.
• mieux réviser ses cours pour obtenir son diplôme
• prendre le temps de se faire à manger et retrouver le plaisir de déjeuner
• dormir plus pour être en meilleure forme

Distraction

Le fait de se concentrer sur le multitâche réduit notre productivité.

(Earl Miller du MIT prouve la même chose dans son étude Multitasking Study : Pourquoi votre cerveau ne peut pas le faire et que devriez-vous faire à ce sujet?)

Limitez les interruptions, en désactivant les notifications sur les messages, les e-mails et les appels téléphoniques.

En pratique : Claire s’est rendu compte qu’elle perdait énormément de temps à regarder les notifications de son portable, ses mails, SMS, sans parler de toutes les séries qu’elle avale littéralement.

• elle a pris la décision d’utiliser la fonction « repos » de son iPhone pour couper les notifications quand elle travaille
• et de ne pas répondre au téléphone, le temps de finir ce qu’elle a commencé

Le but pour elle n’est pas de continuer à faire des to-do listes de dingue mais au contraire de se concentrer sur quelques actions hyper importantes pour elle. En faire moins, pour le faire mieux! Et tenir dans le temps!

Question distraction, l’e-mail remporte la palme d’or?

Oui et non! Tout dépend comment vous les gérez!

J’ai un collègue qui a décidé d’y répondre uniquement le matin et le soir. Quant aux appels, il faut qu’ils soient urgents. Tout le monde est prévenu.

Résultat? 50% d’e-mail en moins.

Certaines personnes en ont de moins en moins grâce aux outils collaboratifs de type Teams ou Slack.

Le pire étant le moment de la migration entre les outils, quand vous avez un mail + une notification car dans le doute, les personnes doublent les messages!

J’ai adoré à ce propos le podcast des Éclaireurs du Numériques que je vous invite à écouter ci-dessous.

« On prédit sa disparation depuis des années et des années, on regrette son incapacité à vraiment évoluer. L’e-mail est pourtant toujours bien là avec ses 300 milliards d’envois quotidiens et ce, malgré le rejet des plus jeunes générations.

La crise sanitaire va-t-elle donner le coup fatal à la messagerie de papa ? Les Éclaireurs du Numérique se posent la question avec Fabrice Epelboin, Damien Douani et Bertrand Lenotre. »

Si vous aussi vous avez besoin d’un coach professionnel pour travailler vos voleurs de temps et restez FOCUS, appelez-moi!