Suite au premier article sur comment gérer son temps dans notre monde digital, nous nous sentons parfois « mal organisé » quand nous devons gérer un projet ou réaliser un objectif…
Oui, il existe quatre pièges connus dans la gestion du temps! Nous allons en découvrir deux aujourd’hui : la précipitation et la sous-évaluation de la durée.
La précipitation
Dans le cas de l’apprenti dont j’ai parlé dans le premier article, il a de grosses difficultés à trier l’ordre des tâches à réaliser et tente de les réaliser au fur et à mesure des demandes de son manager, ce qui lui donne un sentiment de « noyade » sans vraiment réussir à finir dans les temps!
Remède : utiliser la matrice d’Eisenhower
Elle a été conçue d’après une citation de Dwight David Eisenhower: « ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important »
La matrice comprend donc quatre zones :
- activités importantes et urgentes, tâches à exécuter immédiatement et soi-même
- activités importantes mais non urgentes, tâches à planifier et exécuter soi-même
- activités urgentes mais peu importantes, tâches à déléguer rapidement
- activités peu urgentes et non importantes, tâches inutiles à abandonner
L’apprenti était RAVI de découvrir cette matrice qui l’a aidé à prendre du recul, réfléchir et prioriser ses tâches dans son agenda voire à en éliminer certaines!
La sous évaluation de la durée
La sous-évaluation du temps s’explique par le fait que :
- Le vécu que nous avons du temps est conditionné par l’intérêt porté à la tâche et au plaisir qui en résulte.
- Plus le travail est distrayant et plus le temps passé nous paraît court. A l’inverse, l’ennui allonge le temps ressenti.
J’aime dire que le temps est élastique!
Remède : appliquez un coefficient correcteur
- Commencez toujours par les tâches qui ont le moins d’intérêt pour vous
- Multipliez le temps estimé par 2
- Surveillez le cadran : consultez régulièrement votre montre et comparez la durée avec celle que vous aviez évaluée.
Cette prise de conscience de l’élasticité du temps a aidé notre apprenti à donner des délais réalistes à son manager pour rendre son travail tout en respectant sa parole donnée!
Un bon point pour générer de la confiance chez son manager.
Nous verrons les deux autres pièges du temps lors des prochains articles…
Pour relire le premier article sur le gestion du temps c’est ici
Pour découvrir la suite des voleurs du temps, c’est LA
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