Nous avons vu dans les articles précédents : les trois composantes de la gestion du temps, ses quatre pièges (la précipitation, la sous-évaluation de la durée, la procrastination et le manque d’anticipation),
Ce dernier chapitre traite de la surcharge cognitive et des best practices directement inspirés des PDG.
La surcharge cognitive
1. Qu’est-ce que la charge cognitive?
La mémoire de travail ne peut gérer qu’un nombre limité d’informations à la fois (de 3 à 4).
Comme la mémoire de travail est limitée, il est nécessaire que les informations utiles à l’accomplissement d’une tâche puissent rentrer dans les limites de la mémoire de travail.
Si un trop grand nombre d’informations demande à être traité simultanément, la charge cognitive est alors trop élevée : la mémoire de travail surcharge, ce qui entraîne l’échec de la tâche ou une mauvaise mémorisation en mémoire à long terme (source Wikipedia).
Ex. traiter un mail, tout en participant à une réunion téléphonique, tout en pensant à son dossier non finalisé… Ou bien aller en formation deux jours, tout en sachant que les mails s’empilent et que junior à la gastro…
2. De quoi dépend la surcharge cognitive?
Il semble que la charge mentale dépende, entre autres facteurs:
- du temps alloué pour réaliser une tâche,
- de la charge brute qu’elle représente (nombre et complexité des informations à traiter) et
- de la charge psychique qui varie selon que l’on est motivé, stressé ou fatigué (source Lisa Jeanson, doctorante en ergonomie cognitive)
Ex. « vous avez deux jours pour concevoir le budget de l’année prochaines, en compilant toutes les données de cette année et vous n’êtes pas du tout motivé pour le faire… sachant que c’est la fin de l’année et vous êtes déjà fatigué!
3. Peut-on éviter la surcharge cognitive?
3.1 Oui… en écoutant son corps tout d’abord!
Car gestion du temps, surcharge cognitive et stress sont complètement liés! Voici les signes du stress à surveiller…
La phase d’alarme :
il y a un fort engagement personnel de la part du sujet dans son travail. L’adrénaline est produite en quantité, ce qui permet à l’organisme d’être alerte et efficace.
Les surrénales produisent également du cortisol (aussi appelé hormone du stress), dont le rôle est d’aider l’organisme à y faire face.
Le cortisol met tout en œuvre pour fournir l’énergie dont pourraient avoir besoin les muscles et le cerveau.
Dans cette phase initiale, il y a souvent peu de signes visibles.
La phase de résistance :
l’organisme commence à lutter contre ce stress qui devient chronique… et c’est là tout le problème, le niveau de stress ne baisse pas assez.
La fatigue et les somatisations s’installent.
L’estime de soi commence à être malmenée.
On produit de moins en moins d’adrénaline permettant de faire face au stress.
Il y a une mobilisation de la sérotonine pour aider à faire face émotionnellement à la situation, avant que celle-ci ne chute, ce qui engendre les troubles de l’humeur et les troubles du sommeil.
La phase d’épuisement :
divisées en deux phases : le burn-in, où le taux de cortisol est très élevé, suivi du burn-out à proprement parler, où le taux de cortisol s’effondre, tout comme les autres hormones ou neurotransmetteurs (y compris la dopamine, notre booster du matin).
Le corps dit stop et est en incapacité de s’adapter au stress et à l’environnement.
L’estime de soi est anéantie ; il peut y avoir dépression nerveuse et un désengagement total vis-à-vis du travail.
3.2 Oui… en apprenant à gérer son temps!
Et à ce propos, je suis allée voir un peu de littérature sur la gestion du temps des PDG.
Quelles sont les pratiques de gestion du temps des PDG?
Pourquoi les PDG?
Ils ont bien sûr beaucoup d’aide et de ressources à leur disposition. Cependant, plus que quiconque dans l’organisation, ils doivent faire face à une pénurie aiguë d’une ressource : le temps.
Il n’y a jamais assez de temps pour faire tout ce dont un PDG est responsable.
La manière dont les dirigeants associent leur temps et leur présence est cruciale pour leur propre efficacité, mais également pour la performance de leurs entreprises.
Michael Porter et Nitin Nohria, de la Harvard Business School, ont lancé une étude en 2006, offrant le premier examen complet et détaillé de l’utilisation du temps des PDG aux USA dans les grandes entreprises complexes sur une longue période (soit 27 PDG – deux femmes et 25 hommes – pendant un trimestre complet chacun soit ~60.000 heures de vie).
En voici quelques extraits choisis, traduis en français mais n’hésitez pas à lire toute l’étude qui est passionnante!
Voici comment se décomposent leurs journées, en moyenne, en fonction de leurs activités, lieux de travail, priorités, réunions et interlocuteurs.
Vous n’êtes peut être pas PDG, mais le découpage de leur temps donne des pistes de réflexion!
1. les PDG fixent des limites afin de préserver leur santé et leurs relations avec la famille et les amis
Ils dorment en moyenne 6,9 heures par nuit et beaucoup suivent régulièrement un programme d’exercices, qui consomme environ 9% de leurs heures non travaillées (ou environ 45 minutes par jour).
Cela signifie qu’il faut consacrer du temps à la santé, à la forme physique et au repos.
2. les interactions en face à face occupent 61% du temps de travail
Un autre 15% est effectué au téléphone ou à lire et à répondre à une correspondance écrite.
Les 24% restants sont passés en communications électroniques.
3. En théorie, les mails aident à réduire le nombre de réunions et à améliorer leur productivité
En réalité, beaucoup le trouvent inefficace et dangereux, mais ils ont du mal à l’éviter.
Le courrier électronique interrompt le travail, prolonge la journée de travail, limite le temps consacré à la famille et à la réflexion, et ne favorise pas les discussions approfondies.
Les PDG sont en copie à l’infini dans les courriels « Pour Info ». Ils se sentent obligés de répondre car ignorer un courrier électronique semble impoli.
En fin de compte, rien ne peut remplacer la discipline pour résister à l’appel des communications électroniques (mails, messagerie instantanée etc…).
Les meilleures pratiques dans ce domaine sont encore en train d’émerger.
4. Un agenda clair et efficace optimise le temps limité du PDG
Sans lui, les revendications des groupes les plus forts prendront le dessus et le travail le plus important ne sera pas accompli.
Les CEO peuvent ouvrir leur agenda pour que leurs équipes puissent le connaître et le comprendre.
Cette compréhension aidera les membres de l’équipe à s’approprier les objectifs et les priorités du travail que le PDG doit mener.
5. la plupart des PDG passent 1% de leur temps à gérer des crises qui peuvent créer des moments décisifs dans leur leadership
La réponse aux crises ne peut pas être déléguée.
Faire preuve d’une réelle préoccupation pour les personnes concernées, éviter la défensive, rassembler tout le monde et créer la confiance que l’organisation va non seulement survivre, mais émerger plus fort, sont certaines des choses que les dirigeants doivent faire pendant cette période.
6. Les PDG ont des tâches routinières ou obligatoires
Une fraction importante (21%) du temps de travail des PDG est consacrée aux tâches routinières (réunions du conseil d’administration, journées des investisseurs…) et aux tâches « obligatoires » (ex. les rituels tels que donner des conférences de bienvenue aux nouveaux employés).
Celles-ci peuvent jouer un rôle symbolique important et contribuer à renforcer les valeurs et la culture de l’entreprise.
Cependant, un PDG doit faire preuve de discipline pour s’assurer que les activités de bien-être ne prennent pas collectivement plus de temps qu’il ne peut se permettre.
Ils doivent aussi se demander si cela sert un objectif important ou s’il s’agit simplement d’une habitude de la société, de quelque chose que le prédécesseur a institué, ou d’un report du rôle précédent du PDG.
7. la fiabilité de l’équipe est clé!
Chaque membre de l’équipe de direction doit disposer des capacités nécessaires pour exceller et gagner la confiance et le soutien du PDG.
Les faiblesses de ce groupe réduisent considérablement l’efficacité du PDG, car traiter un travail que son équipe aurait dû gérer prend un temps précieux.
Le premier regret des PDG est de ne pas avoir fixé des normes suffisamment élevées pour la sélection de ses équipes directes.
Beaucoup de PDG disent qu’ils se concentraient trop sur le présent et pas assez sur l’avenir quand ils sont entrés dans leur fonction.
Les équipes directes qui peuvent gérer le statu quo ne sont pas souvent celles qui peuvent aider le PDG à amener l’entreprise à un autre niveau.
8. Les PDG passent beaucoup de temps (32% de leur temps) avec un groupe plus large de dirigeants, souvent appelé le top 100
Sans surprise, les PDG passent moins de temps avec des gestionnaires de niveau inférieur (14% en moyenne) et encore moins avec des employés de base (environ 6% en moyenne).
Les recherches suggèrent que les PDG doivent rester accessibles et trouver des moyens de nouer un dialogue constructif avec les employés à tous les niveaux.
Le contact humain direct avec la base les aide à comprendre la réalité des employés.
Les PDG courent le risque réel de vivre dans une bulle et de ne jamais voir le monde auquel leurs travailleurs sont confrontés.
Les relations avec les employés à plusieurs niveaux renforcent également la légitimité et la fiabilité du PDG aux yeux des employés, ce qui est essentiel pour les motiver et gagner leur soutien.
9. Rendre les réunions plus courtes et plus efficaces
En moyenne, les PDG de l’étude assistent à 37 réunions de différentes durées par semaine et consacrent 72% de leur temps de travail total à des réunions.
Les PDG doivent vérifier régulièrement quelles réunions sont réellement nécessaires et celles qui peuvent être déléguées, et abandonner celles auxquelles ils étaient habitués dans des rôles précédents.
- Dans l’étude, les réunions plus courtes (entre 15mn et 1h) représentent 30%
- Les réunions d’1h représentent en moyenne 32% des réunions
- Les réunions plus longues (de 1h à +5h) représentent 38%
La durée des réunions est souvent une question d’organisation, d’habitude ou des deux, une durée par défaut (1h par exemple) étant la norme.
Les PDG avouent que les réunions d’1h peuvent souvent être réduites à 30 voire 15 minutes.
Un autre bon moyen de rationaliser les choses est de réinitialiser les normes de la réunion: chaque réunion doit avoir un ordre du jour clair, et pour minimiser les répétitions, les participants doivent être préparés.
Les PDG efficaces diffusent ces normes de réunion dans l’ensemble de l’organisation.
Un autre attribut important de la réunion est le nombre et la composition des participants.
- Les réunions en tête-à-tête sont les plus courantes (en moyenne 42%),
- suivies des réunions avec 2 à 5 participants (21%).
Bien que chaque PDG tienne des réunions impliquant de grands groupes de 50 personnes ou plus, celles-ci sont peu fréquentes (5% des réunions).
Une partie essentielle du rôle du PDG consiste à aligner diverses composantes internes et externes sur une compréhension commune des problèmes, des décisions et des programmes d’action.
Avoir les bonnes personnes dans la salle est un moyen puissant de construire cet alignement et d’éviter le besoin d’interactions répétitives et prenant beaucoup de temps pour amener tout le monde.
10. Planifier le temps ou laisser la spontanéité?
- La grande majorité du temps des PDG (75% en moyenne) est programmée à l’avance.
- Les PDG initient eux-mêmes plus de la moitié (51%) de leurs réunions.
Bien qu’il soit essentiel de contrôler la nature et le nombre de réunions, les PDG doivent régulièrement prévoir du temps pour des interactions plus spontanées (qui représentent 25% de leur temps de travail dans l’étude).
Cela libère de l’espace pour les rendez-vous initiés par d’autres personnes, pour des conversations ou des réunions opportunes et pour répondre aux événements qui se déroulent.
Le temps alloué par les PDG aux réunions spontanées varie considérablement, allant de 3% à 61%.
Les PDG qui ont découvert qu’ils avaient laissé peu de place à des réunions spontanées étaient souvent surpris et conscients de la nécessité de changer.
11. avoir du temps de réflexion
Il est également essentiel que les PDG planifient eux-mêmes un temps ininterrompu adéquat afin de disposer d’un espace pour réfléchir et préparer leurs réunions.
Les PDG consacrent en moyenne 28% de leur temps de travail seul, mais cela varie beaucoup, allant d’un minimum de 10% à un maximum de 48%.
Malheureusement, trop de ce temps seul (59%) est fragmenté en blocs d’1h ou moins; trop peu (18%) était en blocs de 2h ou plus.
Les PDG doivent isoler des périodes significatives de temps seul et éviter de les dissiper en réglant des problèmes immédiats, via leur boîte mail par exemple.
12. La plupart des PDG ont été consternés de découvrir le peu de temps passé avec leurs clients
– à peine 3% en moyenne. Certains ont été encore plus surpris d’apprendre que c’était moins que ce qu’ils avaient dépensé avec des consultants!
Néanmoins, les PDG de l’étude ont clairement estimé que 3% était trop peu.
Les clients constituent une source essentielle d’informations indépendantes sur les progrès de la société, les tendances du secteur et les concurrents.
Dans l’espace B2B, les rencontres avec les PDG des clients sont très utiles, car les conversations entre pairs peuvent être très franches.
Dans les entreprises B2C, le contact avec la clientèle offre également de nombreuses opportunités.
Si maintenant vous relisez cette étude en changeant le mot PDG par Manager, cet article pourrait vous donner des pistes pour mieux gérer votre temps dans notre monde digital !!
Pour relire le premier article sur le gestion du temps c’est ici
